Primero el caso de uso, después la herramienta
Antes de elegir entre Zapier, Make o n8n, necesitas tener muy claro qué quieres automatizar. No "quiero automatizar mi negocio" — eso no es un caso de uso. Esto sí:
- "Cuando alguien llena el formulario de mi página, que le llegue un WhatsApp automático"
- "Cuando recibo un PDF de recibo por correo, que se envíe a mi sistema de facturación"
- "Cuando un agente de IA termina una llamada, que agende la cita y me avise"
Con el caso de uso claro, ya puedes probar si se puede resolver con estas herramientas. En la mayoría de los casos, sí se puede y sin programar.
Zapier: lo más fácil para empezar
Zapier es la herramienta de automatización más conocida. Conecta miles de apps entre sí con una interfaz muy sencilla.
Plan gratuito:
- Zaps (automatizaciones) ilimitados
- 100 tareas al mes — una tarea es cada vez que la automatización se ejecuta
- Solo 2 pasos por Zap (un trigger + una acción)
- Revisa cada 15 minutos si hay algo nuevo
Lo bueno: muy fácil de usar, miles de integraciones, funciona en 5 minutos.
El límite: 100 tareas al mes no es mucho. Si recibes 5 formularios al día, en 20 días ya se te acabaron. Y con solo 2 pasos no puedes hacer lógica compleja (ej: "si es cliente nuevo haz X, si ya existe haz Y").
Plan de pago: desde $19.99 USD/mes (~$400 MXN) con 750 tareas y pasos ilimitados.
Make: más potente y más barato
Make (antes Integromat) te deja hacer automatizaciones más complejas con una interfaz visual de nodos.
Plan gratuito:
- 1,000 operaciones al mes (10x más que Zapier gratis)
- 2 escenarios activos
- Revisa cada 15 minutos
- 512 MB de transferencia de datos
Lo bueno: más operaciones gratis que Zapier, interfaz visual que permite lógica compleja (condiciones, filtros, rutas).
El límite: solo 2 escenarios activos en el plan gratuito. Si necesitas 3 automatizaciones diferentes, ya tienes que pagar. Y 15 minutos de intervalo significa que no es en tiempo real.
Plan de pago: desde $10.59 USD/mes (~$215 MXN) con 10,000 operaciones y escenarios ilimitados.
n8n: control total, casi gratis
n8n es de código abierto. Puedes instalarlo en tu propia computadora o servidor y usarlo sin límite de operaciones.
Lo gratis de verdad:
- Lo instalas en tu máquina y corre localmente — $0
- O en un servidor como Railway — desde $2-5 USD/mes (~$40-100 MXN). Railway te da $5 USD de crédito gratis al registrarte, suficiente para correr n8n un mes completo
- Sin límite de operaciones ni escenarios
- Interfaz visual similar a Make
Lo bueno: el más barato a escala, sin límites artificiales, y puedes hacer cosas muy personalizadas. Con Railway, lo despliegas en minutos sin configurar servidores.
El límite: necesitas alguien que lo instale y le dé mantenimiento. Si lo corres en tu computadora y se apaga, las automatizaciones se paran. En Railway o un servidor es más estable.
Para quién sirve: negocios que ya probaron Zapier o Make y quieren más sin pagar por operación, o que tienen un caso de uso específico que las otras plataformas no cubren bien.
Ejemplos reales de automatizaciones
Cosas que puedes hacer con cualquiera de estas herramientas:
- Formulario → WhatsApp: alguien llena tu formulario web y le llega un mensaje automático por WhatsApp con confirmación
- Llamada de IA → Agenda: un agente de ElevenLabs atiende una llamada, y al terminar agenda la cita en tu calendario y te avisa
- Recibo por email → Facturación: te llega un PDF de recibo, se extrae la información y se envía a tu sistema de facturación automáticamente
- Lead en Facebook → CRM: alguien te escribe por un anuncio de Facebook y se crea automáticamente en tu CRM con todos los datos
- Pedido en tienda → Notificación: cuando alguien compra en tu Shopify, te llega aviso por WhatsApp con los detalles
Cómo decidir
| Lo que necesitas | Herramienta | Costo |
|---|---|---|
| Probar una automatización simple | Zapier gratis | $0 (100 tareas/mes) |
| Automatizaciones con lógica | Make gratis o de pago | $0 - $215 MXN/mes |
| Sin límites y control total | n8n en servidor propio | $40 - $60 MXN/mes |
| Algo muy complejo o personalizado | Desarrollo a la medida | Variable |
Cuándo esto ya no es suficiente
Cuando necesitas automatizaciones que conecten múltiples sistemas (WhatsApp + CRM + facturación + inventario), que tomen decisiones complejas con IA, o que manejen cientos de operaciones al día de forma confiable — eso ya es ingeniería de automatización. Es lo que hacemos en Aztecknology con Agentic Workflows ($25,000 MXN/mes). Construimos flujos que no solo mueven datos, sino que toman decisiones y ejecutan acciones.